KEBIJAKAN PENGEMBANGAN KOLEKSI
A. Kebijakan Pengembangan Koleksi
Definisi Kebijakan
Kebijakan sebagai seperangkat prinsip dan strategi yang akan menjadi panduan mengenai tindakan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Kebijakan ini bisa dikembangkan dalam level organisasi atau insitusi (micropolicies), atau juga dalam tingkat regional, nasional, dan internasional (macropolicies).[1]
Sedangkan Stuert dan Moran menjelaskan bahawa kebijakan biasanya berasal dari sebuah keputusan awal dan menjadi pernyataan atau pengertian umum yang menjadi saluran berpikir dalam pengambilan keputusan di masa depan. Kebijakan ini menjadi panduan dalam bertindak, terutama dalam kegiatan sehari-hari, dengan maksud untuk menciptakan keseragaman dalam mengelola sebuah organisasi. Meskipun biasanya kebijakan dibuat untuk maksud yang baik, tapi pada intinya adalah membatasi. Ini karena kebijakan menentukan tindakan apa yang akan dilakukan akan mencegah penyimpangan dari aturan yang sudah disepakati. Kebijakan berusaha menghilangkan perbedaan yang biasanya berasal dari konflik pribadi dan tekanan lainnya.[2]
Kebijakan ini biasanya berfungsi untuk memastikan bahwa keputusan yang diambil masih sesuai dengan filosofi dan tujuan organisasi. Bryson menilai kebijakan dalam sebuah organisasi dapat digunakan untuk:[3]
1. Menangani masalah yang ada di dalam organisasi.
2. Sebagai panduan setiap orang dalam pembuatan keputusan.
3. Memastikan konsisten dalam pencapaian tujuan organisasi.
4. Menjadi panduan dalam menangani masalah-masalah yang aktual.
5. Menjelaskan nilai-nilai dan tujuan organisasi.
6. Membuat komitmen dengan tujuan organisasi.
7. Memenuhi hak-hak staf.
Dengan demikian dapat dinyatakan bahwa kebijakan adalah suatu ketetapan yang memuat prinsip-prinsip untuk mengarahkan cara-cara bertindak yang dibuat secera terencana dan konsisten dalam mencapai tujuan tertentu. Dengan kata lain kebijakan sebuah perpustakaan seharusnya dituangkan dalam bentuk yang jelas sehingga fungsi sehingga perpustakaan akan berjalan dengan baik.
Tidak ada definisi yang baku tentang kebijakan pengembangan koleksi. Snow juga mengatakan kurangnya definisi yang bener-bener tepat untuk menjelaskan kebijkan pengembanagn koleksi tertulis. Namun dengan menbaca definisi-definisi yang diberikan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa kebijakan pengembangan koleksi adalah suatu ketentuan atau ketetapan yang memuat prinsip-prinsip untuk mengarahkan cara-cara pengembangan koleksi perpustakaan yang telah disetujui oleh pihak-pihak yang bertanggung jawab atas upaya penambahan dan perluasan koleksi di suatu perpustakaan. Di dalamnya mencakup segala aktivitas yang berkaitan dengan perencanaa, pendanaan, pemilihan, dan pengadaan bahan pustaka. Kebijakan pengembangan koleksi ini juga akan menjadi sebuah kerangka kerja dan sekumpulan paramater yang dijadikan sebagai acuan kerja oleh staf perpustakaan dan menilai pelayanan kepada pengguna perpustakaan.[4]
Kebijakan pengembangan koleksi dapat dilaksanakan secara terarah, kebijkan pengembangan koleksi harus disusun secara terrulis. Karena tanpa adanya kebijakan tertullis, kesalah pahaman bisa saja terjadi sehingga pengembangan koleksi ke arah koleksi yang mutakhir dan relevan dengan kebutuhan pengguna ytidak akan terpenuhi.[5]
Sedangkan menurut Wortman dalam Snow mengatakan kebijakan tertulis ini merupakan sebuah kristalisasi dari pemahaman setiap perpustakaan mengenai bagaimana koleksi perpustakaan bisa memenuhi misi dan tujuan perpustakaan tersebut. Menurut dishersebuah kebijakan pengembangan koleksi yang tertulis harus selalu menjadi dokumen yang bisa di akses oleh siapa saja atau menjadi sebuah dokumen publik. Ini karena bila ada orang yang ingin membacanya dia akan tahu untuk siapa utamanya koleksi ditunjukan, siapa yang benar-benar bertanggung jawab dalam melakukan seleksi, bagaimana seleksi dilakukan, prioritas yang ada untuk koleksi, bahan pustaka yang tidak akan dimasukkan ke dalam koleksi, dan bagaimana koleksi dievaluasi, dirawat, dan digunakan.[6]
Kebijakan pengembangan koleksi didasari oleh beberapa asas berikut ini:[7]
1. Kerelevanan
Koleksi perpustakaan hendaknya relevan dengan aktivitas yang telah diprogramkan oleh perpustkaan ssehingga memudahkan pencapaian kinerja perpustakaan yang memuaskan para stakeholders. Pustakawan harus bisa mengantisipasi perkembangan yang terjadi pada masyarkat pengguna.
2. Berorientasi kepada Kebutuhan Pengguna
Pengembangan koleksi harus ditujukan kepada pemenuhan kebutuhan pengguna. Masing-masing jenis perpustakaan mempunyai pengguna yang berbeda, yang berbeda pula pola kebutuhan informasinya. Pustakawan harus bisa membaca kebutuhan berbagai kelompok pengguna yang dalam populasi yang dilayani perpustakaan.
3. Kelengkapan
Koleksi perpustakaan hendaknya lengkap dalam arti terkait dengan kebutuhan para pengguna utama perpustakaan walaupun secara hakiki sudah di ketahui bahwa tidak mungkin bagi sebuah perpustakaan dapat memenuhi semua kebutuhan penggunanya. Namun demikian, penting bagai pustakawan untuk dapat mendeteksi kebutuhan sehari-hari dari pengguna utama perpustakaannya sehingga dapat menjadi perpustakaan andalan para pengguna. Tentunya wajar sebuah perpustakaan akan ditinggalkan oleh penggunanya apabila apa yang dicari pengguna sering tidak bisa diperoleh di perpustakaan itu.
4. Kemutakhiran
Koleksi hendaknya mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi mutakhir. Dengan demikian, perpustakaan harus megadakan dan memperbaruhi bahan pustaka yang menjadi koleksi. Sejumlah dana rutin diperlukan oleh perpustakaan untuk membeli berbagai bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhan pengguna, yang jumlahnya tidak kecil mengingat semakin tingginya harga bahan pustaka yang beredar di pasaran.
5. Kerja sama
Koleksi perpustakaan sebaiknya merupakan hasil kerja sama semua pihak yang berkepentingan dalam pengembangan koleksi, yaitu antara pustakawan, pembina perpustakaan, pimpinan bahan induk, tokoh masyarakat , guru/dosen/peneliti, dan berbagai pihak lain tergantung jenis perpustakaannya. Dengan kerja sama yang baik, diharapkan pengembangan koleksi dapat berdaya guna dan berhasil guna.
Dalam membuat kebijakan pengembangan kolekssi kita harus mengetahui:[8]
1. Kekuatan dan kelemahan koleksi perpustakaan
Di dalam kekuatan dan kelemahan koleksi perpustakaan ini kebijakan pengembangan koleksi sangat berpengaruh terhadap kelemahan dan kekuatan sebuah bahan pustaka, karena bahan, misalnya kelemahan koleksi tersebut tidak baik terhadap pengetahuan pemakai dan tidak mendukung aspek-aspek dalam proses pembelajaran, dan kekuatan bahan pustaka sendiri adalah suatu koleksi yang dapat menunjang sebuah pengetahuan pemakai dan dapat di jadikan suatu peningkatan kembali terhadap pemilihan koleksi.
2. Pengguna yang kita layani dan bagaimana mereka berubah
Di dalam poin kedua ini mengapa kebijakan di perlukan karena kita sebagai SDM yang mengelola perpustakaan akan dapat memberikan pelayanan kepada pengguna perpustakaan, dan bagai mana memberikan masukan kepada pengguna untuk proses penggunaan koleksi yang lebih baik.
3. Sumber-sumber informasi lain yang tersedia di sekitar lingkungan pengguna perpustakaan anda atau yang tersedia secara pinjam antar perpustakaan.
B. Fungsi Kebijakan Pengembangan Koleksi
Fungsi kebijakan koleksi secara garis besar di bagi menjadi 3 kelompok sebagai berikut:[9]
1. Fungsi perencanaan
Kebijakan pengembangan koleksi merupakan perencanaan yang mengatur prioritas dalam mengalokasikan sebagai sumber dana, setelah lebih dahulu mengenal siapa saja yang akan dilayani perpustakaan, mengetahui bidang ilmu apa yang akan di kembangkan, serta penelitian-penelitian yang akan dilakukan. Sebelum itu, perlu diketahui lebih dahulu profil koleksi perpustakaan, bidang ilmu apa yang dapat ditunda pengadaannya sampai tersedia dana lain. Untuk itu, perpustakaan harus dapat menentukan prioritas pengadaannya.
2. Fungsi Komunikasi Internal
Perpustakaan perlu berkomunikasi dengan masyarakat sendiri, baik itu pimpinan badan induk, para penyandang dana, staf badan induk sebagai pengguna atau calon pengguna potensi, seperti dosen mahasiswa, guru, siswa, peneliti, masyarakat, tergantung pada jenis perpustakaannya. Proses pembuatan kebijakan pengembangan koleksi ini memerlukan konsultasi dengan kelompok-kelompok tersebut dan diharapkan kegiatan dialog ini berlangsung secara kontinu.
Kebijakan pengembangan koleksi akan memberitahu pada para pemakai, administrator, dewan pembina dan pihak lain apa cakupan, serta ciri-ciri koleksi yang telah ada rencana untuk pengembangan selanjutnya. Apabila perpustakaan tidak dapat mengembangkan semua bidang ilmu yang dicakup dilembaga induknya secara merata atau tidak dapat memenuhi permintaan kelompok pengguna secara adil maka harus dibuat pernyataan sebagai penjelasan, kemudian di sebarluaskan. Keterbukaan ini akan lebihmemuaskan pengguna. Kebijakan pengembangan koleksi inilah yang dapat dijadikan sebagai dokumen pegangan dalam berkomunikasi dengan pihak-pihak internal. Kebijakan pengembangan koleksi merupakan pedoman bagi para selektor. Dengan adanya kebijakan, mereka bekerja lebih terarah karena sasran jelas dan dana yang terbatas dimanfaatkan dengan lebih bijaksana
3. Fungsi Komunikasi Eksternal
Perpustakaan perlu memberitahu perpustakaan lain tentang rencana pengembangan koleksinya, termasuk bidang ilmu yang akan dikembangkan. Hal ini penting dilakukan sebagai upaya peningkatan kerja sama antar perpustakaan. Saling menginformasikan koleksi berikut rencana pengembangannya karena selain bertujuan untuk menghindari pemilikan koleksi yang sama, juga memungkinkan pengguna perpustakaan mendapat informasi dari sumber bahan pustaka yang lebih luas.
C. Manfaat Kebijkan Pengembangan Koleksi
Banyak sekali manfaat dari kebijakan pengembangan koleksi. Untuk itu, daftar berikut ini akan memerinci manfaat tersebut:[10]
1. Menjadi dokumen untuk sosialisasi kepada masyarakat, sebagai standar utuk menginformasikan kepada setiap orang tentang sifat dan ruang lingkup koleksi.
2. Menginformasikan kepada setiap orang prioritas pengoleksian.
3. Mendorong pemikiran tentang prioritas secara organisasi untuk koleksi.
4. Menghasilkan komitmen pada tingkat tertentu sesuai dengan sasran organisasi.
5. Menentukan standar untuk materi yang bisa masuk ke koleksi dan mana yang masuk, menghadapi, masalah sensor dengan menjelaskan bahan macam apa yang akan dibeli dan menunjukan bahwa kebijakan tersebut didukung oleh para administratot lembaga yang bersangkutan.
6. Mengurangi pengaruh dari pemilih tunggal dan bis perorangan. Memberikan sebuah sarana pelatihan dan orientasi bagi staf baru.
7. Memberikan sebuah sarana pelatihan dari orientasi bagi staf baru.
8. Membantu menjamin kekonsistenan dari bagi staf baru.
9. Memberikan pedoman kepada staf dalam menghadapi protes maupun keluhan dari para pengambil keputusan dan pengguna.
10. Membantu dalam penyiangan dan mengevaluasi koleksi, membantu identifikasi bahan pustaka yang perlu dipindahkan ke gedung atau di keluarkan dari koleksi.
11. Membantu dalam rasionalisasi alokasi anggaran.
12. Membantu dalam perencanaan anggaran jangka panjang dengan menetapkan prioritas-prioritas dan garis besar sasaran pengembangan.
13. Menjadi sebauh alat dalam menilai kinerja secara keseluruhan dari program pengembangan koleksi.
14. Memberikan informasi kepada pihak-pihak luar perpustakaan tentang tujuan dari pengembangan koleksi.
15. Membantu memilih cara terbaik untuk pengadaan, misalnya langsung dari penerbit atau melalui jobber.
16. Membantu menetapkan metode untuk menilai bahan sebelum dibeli.
17. Membantu merencanakan bentuk-bentuk kerja sama dengan perpustakaan lai, seperti pinjam antar perpustakaan, kerja sama dengan pengadaan.
Sedangkan Gorman dan Howes memberikan penjelasan manfaat dan fungsi dari kebijakan pengembangan koleksi sebagai berikut:[11]
1. Menjadikan staf perpustakaan mengetahui dan benar-benar berkomitmen pada tujuan dari perpustakaan, membantu mereka mengidentifikasi kebutuhan pengguna baik yang jangka pendek atau jangka panjang, dan untuk membantu penyusunan prioritas alokasi dana.
2. Membantu memastikan bahwa perpustakaan berkomitmen untuk melayani semua pengguna perpustakaan, baik saat ini ataupun di masa yang akan datang.
3. Membantu membuat standar dalam melakukan penyeleksian dan penyiangan koleksi.
4. Menginformasikan pengguna, staf, dan perpustakaan lainnya mengenai cakupan koleksi yang ada dan memfasilitasi koordinasi dalam melakukan pengembangan koleksi antar institusi.
5. Membantu meminimalisir kesalahan dan ketidaksinambungan dalam proses seleksi.
6. Sebagai alat bantu untuk melatih staf baru.
7. Membantu menjamin keberlangsungan koleksi secara berkelanjutan antara satu staf dengan staf lainnya.
8. Membantu dalam melakukan evaluasi pribadi staf itu sendiri atau evaluasi yang dilakukan oleh pihak luar.
9. Membantu memperlihatkan bahwa perpustakaan benar-benar berjalan.
10. Menyediakan informasi untuk digunakan dalam penyusunan anggaran perpustakaan.
11. Membantu melakukan efisiensi dalam pembuatan keputusan sehari-hari yang akan membantu staf perpustakaan baru.
12. Sebagai sarana untuk menangani ketidak puasan baik dari staf perpustakaan ataupun pengguna perpustakaan.
IFLA menyimpulkan ada empat pertimbangan mengapa sebuah perpustakaan harus memiliki kebijakan pengembangan koleksi secara tertulis yakni untuk kepentingan:[12]
1. Seleksi
Fungsi utama dari kebijakan pengembangan koleksi yang tertulis adalah untuk menyediakan penduan kepada staf perpustakaan dalam melakukan seleksi dan deseleksi untuk dijadikan koleksi. Ini setidaknya akan mengurangi perbedaan pendapat antar staf dalam melakukan seleksi untuk mencapai sasaran utama dalam kegiatan pengembangan koleksi. Kebijakan ini juga akan memastikan ada kesinambungan dan konsistensi dalam melakukan seleksi.
2. Perencanaan
Sebuah dokumen kebijakan menyediakan dasar-dasar yang kuat untuk melakukan perencanaan, dengan cara membantu dalam menentukan mana material yang menjadi prioritas, khususnya di saat sumber finansial cukup terbatas. Ini menyediakan dasar untuk alokasi yang berimbang dalam menentukan koleksi mana ang benar-benar harus dimiliki, dan membantu alasan mengapa suatu sumber informasi dibeli atau dijadikan koleksi perpustakaan.
3. Hubungan masyarakat
Pernyataan kebijakan secara formal bisa menjadi berguna bagi perpustakaan saat berurusan dengan pengguna, penyelenggara, dan badan penyokong dana. Kebijakan ini akan menyatakan tujuan dari perpustakaan, memperlihatkan akuntabilitas, dan komitmen pada tujuan-tujuan yang telah di setujui. Idealnya, pembuatan kebijakan ini juga mengikutkan partisipasi baik dari pengguna perpustakaan dan penyelenggaranya sehingga ini akan meningkatkan komunikasi antar perpustakaan dan penggunanya. Kebijakan ini akan menjadi seperti sebuah kontrak dengan pengguna perpustakaan karena kebijakan tersebut berfungsi untuk memperlihatkan apa yang pengguna perpustakaan bisa harapkan pada koleksi perpustakaan ataupun pada pelayanan lainnya.
4. Jaringan dan kerjasama
Sebuah perpustakaan tidak akan bisa memenuhi semua kebutuhan penggunanya. Perpustakaan-perpustakaan sebaiknya berkumpul bersama dalam sebuah kerja sama, aliansi, ataupun konsorsia. Ada baiknya antar perpustakaan tersebut saling mengetahui apa yang menjadi koleksi di perpustakaannya masing-masing. Sebuah kebijakan pengembangan koleksi yang tertulis akan menjadi dasar dalam melakukan kerja sama dan berbagai sumber informasi, baik itu secara lokal, regional, nasional, atau bahkan secara internasional.
D. Pembuat Kebijakan
Proses pembuatan kebijakan pengembangan koleksi dimulai oleh sekelompok orang yang peduli dengan masa depan perpustakaannya. Mereka berdiskusi bagaimana cara terbaik untuk mengembangkan perpustakaannya. Disamping itu mereka juga merencanakan, mendesain, dan melaksanakan kebijakan tersebut sesuai dengan kesepakatan yang telah disetujui, sehingga nantinya akan tercipta layanan perpustakaan yang prima dengan menggunakan anggaran dana secara bijaksana.[13]
Futas berpendapat dalam pembuatan kebijakan atau perencanaan sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut:
1. Merumuskan hal-hal yang perlu untuk dilakukan dan diselesaikan oleh tim perencanaan.
2. Mengumpulkan berbagai jenis informasi dan dengan jumlah yang tepat pula untuk mendukung pembuatan keputusan.
3. Memformulasikan dan menuliskan kebijakan yang telah disepakati bersama.
4. Menentukan langkah selanjutnya setelah kebijakan itu dibuat atau dengan kata lain melaksanakannya dan mengambil manfaat dari kebijakan yang telah dibuat.
E. Isi Kebijakan Pengembangan Koleksi
Isi kebijakan pengembangan koleksi diawali dengan penjelasan singkat tentang misi perpustakaan dan sasaran yang ingin dicapai deskripsi masyarakat yang ingin dilayani kemudian dilanjutkan dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut:[14]
1. Penjelasan mengenai siapa yang bertanggung jawab atas pengelolaan perpustakaan dan siapa yang diberi wewenang untuk seleksi
2. Metode pemilihan, pengaturan anggaran, komposisi masyarakat yang dilayani dan informasi berupa :
a. Pedoman dan kriteria seleksi, b.
b. Daftar timbagan buku (riview) tipe timbangan buku yang digumakan untuk seleksi.
3. Masalah-masalah khusus didaftarkan dengan terperinci, misalnya jenis bahan pustaka yang tidak dikoleksi, berapa kopi dari satu judul, penjilidan, penggantian buku atau bahan pustaka yang hilang.
4. Penjelaskan mengenai komposisi koleksi yang akan dikembangkan dibagi atas subjek dan keterangan mengenai prioritas. Tiap bidang subyek disarankan untuk terperinci sebagai berikut:
a. Tingkat kedalaman, yaitu koleksi yang sudah ada, penambahan yang sedang berjalan, penambahan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan program.
b. Bahasa.
c. Cakupan priode kronologis.
d. Format yang dibeli/tidak dibeli.
e. Siapa yang bertanggung jawab atas seleksi.
5. Bahan pustaka yang berbahasa asing.
6. Jenis bahan pustaka berserta definisi tiap jenis dan kategorinya, keterangan masa yang dibeli, mana yang tidak, dan pentingnya bahan pustaka tersebut bagi koleksi atau pemakai.
7. Hadiah dan cara penagananya.
8. Pinjam antar perpustakaan, jaringan dan bentuk kerjasama lain yang berpengaruh terhadap perkembagan koleksi.
9. Kriteria dan tata cara penyiangan.
10. Sikap perpustakan terhadap sensor dan masalah lain yang berkaiitan dengan intellectual freedom.
F. Unsur-unsur Kebijakan Pengembangan Koleksi
Untuk melaksanakan pengembangan koleksi perpustakaan secara terarah perlu ada ketentuan yang jelas sebagai pegangangan bagi selektor. Terlebih dulu disebutkan tugas dan tujuan perpustakaan yang bersangkutan. Oleh karena itu disusun kebijaikan yang isinya menyebutkan mengenai prioritas, penolakan, persetujuan atas bahan pustaka yang dipilih. Kebijakan ini dinilai sangat berguna dalam menentukan kebijakan ini. Kebijakan dibuat sebaiknya tertulis sehingga klau timbul masalah dapat dirujuk kembali pada kebijakan yang sudah ditetapkan itu. Hal-hal yang perlu di pertimbangkan dalam membuat kebijakan diantaranya sebagai berikut:[15]
1. Program lembaga induk perpustakaan
2. Kelompok-kelompok pengguna yang ada dalam popolasi yang dilayani
3. Kebutuhan pengguna
4. Jenis koleksi
5. Kriteria bahan pustaka
6. Jumlah eksemplar
7. Bahan-bahan pustaka yang dikoleksi.
Kewenangan merumuskan kebijakan pengembangan koleksi dipercayakan kepada:[16]
a. Pustakawan.
b. Wakil Sivitas Akademika.
c. Wakil Unit Penelitian dan unit lain yang terkait.
Kalau melihat ketentuan-ketentuan yang harus dicakup didalamya kebijakan pengembangan koleksi adalah hal yang rumit untuk dikerjakan. Tapi bagai manapun juga kebijakan ini harus dibuat oleh sebuah perpustakaan. Masalah anggaran yang sedikit bukan hambatan perpustakaan dalam pembuatan kebijakan, agar koeksi suatu perpustakaan tidak menyimpang dari tujuan perpustakaan didirikan. Untuk pengguna perpustakaan umum harus bersifat terbuka, perlu banyak kewaspadaan dalam menentukan kebijakan tersebut. Pembuatan kebijakan seharusnya tidak terlalu ketat dann gterperinci sehingga tidak memberikan banyak ruang gerak. Sebaliknya jangann terlalu longar pula sehingga tidak menjadi pegangan.
Pada dasarnya ada 3 unsur utama dalam kebijakan pengembangan koleksi:[17]
1. Pernyataan kebijakan umum.
2. Pernyataan akan tingkat koleksi.
3. Pernyataan tentangberagam pokok persoalan.
1. Pernyataan Kebijakan Umum
Pernyataan ini berisikan, antara lain tentang misi perpustakaan, pernyataan yang jelas mengenai institusional secara keseluruhan untuk perpustakaan, mengetahui kelompok dan program utama beserta programnya, menetapkan prioritas umum yang berkaitan dengan seleksi bahan pustaka, serta dapat juga berisikan hal yang berhubungan antara kerjasama antar perpustakaan
Pernyataan-pernyataan seperti “sanggup melayani kebutuhan informasi dari komunitas” memiliki nilai yang sangat kecil dan konkrit tergantung dari keseriuasan pustakawan untuk mewujudkanya. Faktor-faktor yang seharunya ada dalam kebijakan umum diantaranya sebagai berikut:
a. Deskripsi umum secara singkat dari komunitas layanan (kota, negara, sekolah atau bisnis).
b. Identifikasi khusus untuk pelayanan para langganan.
c. Sebuah pernyataan umum berkenaan dengan parameter dari koleksi.
d. Deskripsi terperinci dari jenis-jenis program atau pola kebutuhan yang harus dipenuhi oleh koleksi.
a. Kebijakan seleksi
Kebijakan ini berisi pernyataan prosedur pelaksanaan seleksi, alat bantu yang akan digunakan, serta metode yang harus diikuti dalam menentukan buku , jurnal dan bahan pustaka lainya yang akan dijadikan seleksi. Didalam pedoman prosedur pelaksanaan, seleksi ini perlu mencantumkan siapa yang bertanggung jawab untuk menentukan bahan pustaka yang perlu dibeli dan juga kriteria yang diipakai untuk mengevaluasi materi tersebut.
Terdapat beberapa asas yang perlu dipertimbangkan dalam seleksi bahan pustaka yaitu:
1) Wibawa penulis buku dan pentingnya buku untuk pemustaka/pengguna.
2) Isi bahan pustaka cukup bermakna bagi pengembangan pengetahuan pengguna.
3) Bahasa bahan pustaka.
4) Kwalitas bahan pustaka itu harus memadai.
5) Harga bahan pustaka itu pantas, dibandingkan dengan penggunanya.
6) Bahasa yang digunakan baik dan di kuasai oleh pengguna.
7) Terbitan yang baru memdapat prioritas utama di bandigkan dengan terbitan lama.
8) Bahan pustaka renik.
9) Setiap bahan pustaka rujukan.
10) Semua buku diadakan dalam jumlah eksemplar terbatas.
11) Mediabahan pustaka dipilih sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Beberapa pertimbangan dalam seleksi bahan pustaka rujukan adalah sebagai berikut:[18]
1) Apakah susunan bahan pustaka cukup sistematis sehingga mudah dalam penggunaanya
2) Macam entri yang digunakan
3) Apakah bahan rujukan itu dilengkapi dengan indeks
4) Kelengkapan dan ketelitian rujukan
5) Kualitas terbitan yang cukup baik
6) Kepakaran penyusun harus diteliti
7) Untuk rujukan luar negeri harus di teliti apakan relevan dengan kondisi dan situasi yang ada di indonesia
a. Kebijakan pengadaan
Kebijakan lainya yang cukup penting adalah kebijakan pengadaan yang berisi prosedur yang harus dipakai dalam memperoleh bahan pustaka, termasuk membuat format pemesanan ,daftar agen yang akan diajak, untuk mengadakan berbagai macam bahan pustaka, prosedur yang akan digunakan dalam memperlakukan preformed invoice, dan menentukan bahan pustaka akan dtempatkan dimana, apabila ada beberapa perpustakaan di instansi tersebut misalnya:
Cara memperoleh bahan pustaka adalah berikut ini:[19]
1) Pembelian
Pembelian buku dapat dilakukan ditoko lokal, baik buku terbitan lokal atau luar negeri. Namun buku-buku dari luar negeri sangat terbatas. Perpustakaan dapat memesan judul buku yang diinginkan pada toko buku tertentu atau pada agen baik yang ada di dalam negeri ataupun luar negeri. Sekarang ini penerbit luar negeri juga melayani pembelian dari perpustakaan secara langsung. Masalah dengan pembelian dari luar negeri adalah adminitrasi pertanggung jawabanya kepada bagian keuangan lembaganya teruama bagi sebagian besar instansinya. Selain itu pembelian buku juga bisa dilakukan melalui internet. Contohnya untuk melanggan majalah ilmiah (jurnal) biasanya perpustakaan harus menghubungi penerbit jurnal tersebut baik untuk terbitan lokal maupun luar negeri.
2) Pertukaran
Tambahan bahan pustaka dapat diperoleh melalui pertukaran bahan pustaka antara perpustakaan satu dengan yang lain atau dengan perpustakaan yang ada di salah satu instansi. Perpustakaan harus menghubungi lembaga-lembaga, perguruan tinggi, organisai yang berjalan dibidang ilmu yang sejalan dengan ilmu yang di kembangkan untuk diajak bekerja sama dalam pertukaran bahan pustaka.
3) Hadiah
Perpustakkan dapat memperoleh bahan pustaka yang diberikan sebagai hadian karena dengan adanya hadiah berarti perpustakaan dapat menghemat biaya pengeluaran. Hadih baru dapat diterima bila memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan oleh perpustakaan. Yaitu apakah bidang ilmu dari koleksi yang diterima sesuai dengan bidang ilmu yang sedang dikembangkan perpustakaan tersebut atau tidak.
2. Pernyataan akan tingkat koleksi
Berisikan daftar secara terperinci tentang bidang ilmu yang dikembangkan perpustakan dan keadaan koleksi saat itu, serta format informasai yang dikoleksi. Selain itu, menyatakan bidang ilmu apa yang kuat dan bidang ilmu apa yang lemah koleksinya sehingga perlu di kembangkan. Perlu di cantumkan bagaimana keadaan koleksi yang di inginkan di masa yang akan datang. Pada bagian ini banyak pekerjaan pustakawan pada pengembangan koleksi harus berbicara dengan pengguna mengenai bidang-bidang subjek yang dibutuhkan kemudian merumuskan pembicaraan tersebut. Semua pekerjaan ini dilakukan dengan sasaran pencapaian keseimbangan subjek yang tepat dan pemasokan kebutuhan informasi dari komunitas yang dilayani. Berikut ini adalah kategori utama :
a. Pengguna
· Orang dewasa
· Remaja
· Anak-anak usia sekolah
· Anak-anak prasekolah
· Penyadang cacat
· Dosen/guru
· Peneliti
· Pegawai
· Mahasiswa
· Alumni
b. Format
· Buku
· Terbitan berkala
· Surat kabar
· Bentuk-bentuuk mikro
· Slide
· Film dan vidio
· Foto-foto
· Rekaman audio
· Sumber daya online
· Brosur
· Dokumen pemerintah
· Peta
· CD-ROM dan laser disc
· Perangkat lunak
3. Pernyataan Beragam Pokok Persoalan
Bagian dari pernyataan kebijakan pengembangan koleksi ini berisi tentag perlakuan terhadap bahan pustaka yang diterima sebagai hadiah, penyiangan (weeding), evaluasi terhadap pengembangan koleksi, masalah protes dan keluhan, serta sensor. Semua itu penting karena kberkaitan dengan pengembangan koleksi.
a. Hadiah
Peraturan yang sangat penting dalam penerimaan bahan pustakan yang berbentuk hadiah adalah jangan tambahkan bahan pustakayang diterima melalui hadiah kedalam koleksi, kecuali sangat diperlukan oleh pengguna dan perpustakaan yang seharusnya membeli bahan itu. Jangan lah menambah bahan pustaka hanya karna diiperoleh dengan gratis. Jika bahan pustaka itu tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna maka akan menimbulkan masalah dalam penyiangan.
Kebijakan tertulis mengenai hadiah haruslah jelas menyatakan apakah perpustakaan hanya dapat menerima bahan koleksi sesui dengan kebuuhan pengguna dan apakah perpustakaan boleh materi yang tidak di inginkan oleh pemustaka dengan perpustakaanmenerima koleksi pribadi dan menempatkan di lokasi berbeda jika donornya menyediakan dana. Hadiah dan sumbangan uang adalah sarana yang baik dalam pengembagan koleksi, namun perpustakaan harus memberikan kebebasan dalam menggunakan semua itu.
b. Penyiangan
Penyiangan itu berbeda dari perpustakkan satu ke perpustakaan lain, tapi semua perpustakaan akan menghadapi masalah penyiangan. Bahkan perpustakaan besar pun akan memutuskan koleksi tertentu disimpan di tempat yang memiliki fasilitas untuk mengaksesnya lebih tidak memadai, misalnya di lantai lebih atas lagi atau bahkan digudang. Kebijakan ini berkitan dengan siapa yang melakuakan, kriteria ruang lingkup, frekuensi, tujuan dari program tersebut.
Penyiangan menjelaskan kriteria koleksi yang akan masuk dalam proses penyiangan. Dengan adanya pernyataan ini akan membantu menghindari perpustakaan dari keluhan atau protes yang datang dari pengguna perpustakaan yang menanyakan koleksi.
Sekarang ini penyiangan sangat berkaitan dengan terbitan berkala, belum menyentuh materi lain. Beberapa faktor yang mempengaruhi berapa banyak duplikat yang harus dibelli dan berapa lama penyianganya di koleksi adalah lamanya masa laris buku itu, jumlah pembaca yang berminat, sifat dari pemanfaatan buku tersebut, dan kondisi keuangan perpustakaan.
c. Evaluasi koleksi
Evaluasi sangatlah penting dalam pengembangan koleksi. Kebijakan tersebut harus menunjukan apakah prosese tersebut digunakan untuk masalah internal, seperti mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan koleksi ataukah untuk tujuan-tujuan perbandingan atau mungkin untuk meninjau kinerja para pemilih bahan pustaka. Dalam kebijakan ini perlu ditentukan metode evaluasi koleksi yang dianggap cocok dengan situasi dan kondisi perpustakaan yang bersangkutan.
d. Masalah protes dan keluhan serta sensor
Setiap perpustakaan pasti akan menghadapi masalah protes atau keluhan tentang mengapa koleksi tertentu ada di koleksi dan materi yang lain tidak ada di koleksi. Masalah utama yang berkaitan dengan pertanyaan apa saja yang ada di koleksi, dan pertanyaan membatasi koleksi pada bidang-bidang tertentu. Tanpa kebijakan yang jelas, pustakawan akan menjawab tidak tepat atau berubah-ubah dari waktu ke waktu dan para penanya yang berbeda sehingga kredibilitas pustakawan dalam mengembangkan koleksi bisa diragukan oleh pengguna dan pendonor.
e. Penggembangan koleksi bersama
Seperti yang telah diketahui di era informasi telah tetjadi eledakan informasi , dimana didunia ini sudah beredar bannyak publikasi sehingga tidak dapat diketahui berapa banyak publikasi yang beredar di pihak lain, di berbagai negara-negara apalagi di negara berkembang ekonomi negara semakin terasa sulit. Hal itu berakibat terhadap pembiayaan terhadap perpustakaan. Untuk mensiasati keadaan tersebut, sudah lama pustakawan-pustakawan melakukan pengembangan koleksi.
Pada dasarnya ada 3 konsep dalam pengembangan koleksi diantaranya adalah:[20]
1). Pengembangan koleksi bersama, yaitu sebuah mekanisme dimana dua atau lebih perpustakaan mengadakan perjanjian dimana setiap perpustakaan mempunyai tanggung jawab dalam mengembangkan koleksi dalam ilmu tertentu, dan mereka akan saling meminjamkan koleksi tersebut dengan gratis.
2). Pengembangan tekoordinasi. Dalam pengembangan ini suatu perpustakaan mengadakan perjanjian membeli bahan pustaka atau bersama-sama menanggung biaya tersebut
3). Pengadaan bersama adalah dimana setiap anggota memasukan pesanan bersama suatu produk atau jasa, dan setiap anggota menerima produk atau jasa itu.
Ketiga konsep itu biasanya akan menuju pada pengguanaan bersama koleksi antara anggota. Dampak lain adalah perlunya para anggota yang berkerja sama untuk mempunyai katalog yang dapat saling di akses. Dalam pengembangan koleksi bersama ini setiap anggota memiliki asumsi bahwa anggota-anggota yang lain telah berusaha semaksimum untuk saling mengisi dalam melayani pengguna akan meningkatkan adanya kerja sama ini. Ada enam keuntungan yang bisa diperoleh dalam kerja sama pengembangan koleksi adalah:
a. Meningkatkan akses pengguna terhadap bahan pustaka yang lebih beragam dan yanng lebih mendalam untuk subjek tertentu karena adanya pembgian subjek itu sehingga fokus dalam subjek tersebut.
b. Melebarkan sumber daya yang terbatas
c. Adanya pembagian tugas dalam pengembangan koleksi pada subjek tertentu bisa mengurangi kepusingan pustakawan
d. Pembagian dalam pengembagan koleksi akan mengurangi duplikasi kepemilikan bahan pustaka
e. Akan menambah keutungan bagi pengguna tanpa mendatangi banyak perpustakaan
f. Para anggota dapat saling memecahkan masalah yang dihadapi karena adanya pertukaran informasi dapat berjalan lancar.
Dengan adanya konsep perpustakaan digital ini maka pengguna bersama koleksi akan lebih mudah. Perpustakaan tidak dipusingkan lagi degan kemungkinan hilangnya bahan pustaka yang di pinjam dari perpustakaan lain karena sudah terhubung langsung dengan internet. Namun dengan koleksi digital yang di akses melalui internet mengakibatkan akses ke internet akan sangat tinggi, karena di nilai sangat murah dan mudah.
PENUTUP
Kesimpulan
Dalam membaut kebijakan pengembangan koleksi kita harus mengetahui hal-hal berikut ini:
1. Kekuatan dan kelemahan koleksi perpustakaan.
2. Pengguna yang kita layani dan bagaimana mereka berubah.
3. Sumber-sumber informasi lain yang tersedia di sekitar lingkungan pengguna perpustakaan anda yeng tersedia secara pinjam antar perpustakaan.
Ada 3 fungsi kebijakan pengembangan koleksi, yaitu berikut ini:
1. Fungsi perencanaan.
2. Fungsi komunikasi internal.
3. Fungsi komunikasi eksternal.
Banyak sekali manfaat kebijakan pengembangan koleksi, antara lain berikut ini:
1. Menjadi dokumen untuk sosialisasi kepada masyarakat, sebagai standar untuk menginformasikan kepada setiap orang tentang sifat dan ruang lingkup koleksi.
2. Membantu menjamin kekonsistenan dari waktu ke waktu walaupun staf pengelola beganti.
3. Memberikan pedoman kepada staf dalam menghadapi protes maupun keluhan dari para pengambil keputusan dan pengguna.
4. Membantu dalam penyiangan dan mengevaluasi koleksi, membantu identifikasi bahan pustaka yang perlu dipindahkan ke gudang atau dikeluarkan dari koleksi.
5. Membantu dalam rasionalisasi alokasi anggaran.
Pada dasarnya ada 3 unsur utama dalam kebijakan pengembangan koleksi, yaitu berikut ini:
1. Pernyataan kebijakan umum.
2. Pernyataan akan tingkat koleksi.
3. Pernyataan tentang beragam pokok persoalan.
0 komentar:
Posting Komentar